Adfærdskodeks

1. Forord

Lokal forankring, nære kunderelationer og bæredygtighed er værdier, der understøtter Kronjyllands EL-Service, og som fortsat karakteriserer vores arbejde og interaktioner. Vi er sikre på, at vores værdier sammen med dette adfærdskodeks viser, at vi er en ansvarlig virksomhed. Klare krav og konsekvent forretningsadfærd skaber tillid og loyalitet blandt medarbejdere, forretningspartnere, kunder og samfund. Forretningsetik i praksis afhænger af os alle. Det forventes derfor, at vi alle følger dette kodeks i vores arbejde.

2. Formål

Hos Kronjyllands EL-Service værdsætter vi etisk adfærd og driver vores forretning med integritet. Vores adfærdskodeks (fremadrettet omtalt som “kodeks”) opsummerer de grundlæggende etiske holdninger og integritetsstandarder. Den skitserer vores vigtigste etiske principper og krav til problemstillinger, der kan have betydelige forretningsmæssige, juridiske og omdømmemæssige konsekvenser, hvis de håndteres forkert.

3. Hvem skal følge kodekset?

Vores kodeks gælder for alle fastansatte og midlertidigt ansatte hos Kronjyllands EL-Service samt ansat personale, konsulenter og enhver anden part, der har bemyndigelse til at handle på vores vegne uanset lokation.

4. Roller og ansvar

Al Kronjyllands EL-Service-personale er hver især ansvarlige for personligt at forpligte sig til at følge vores kodeks. Da kodekset muligvis ikke har en løsning på enhver tvivlsom situation, forventes alle at udvise god dømmekraft, straks søge råd og rapportere mistanker om mulige overtrædelser af kodekset som beskrevet i afsnit 7. Alle ledere og chefer Kronjyllands EL-Service, er ansvarlige for at sætte den rigtige tone fra toppen for at skabe en stærk virksomhedskultur ift. etik og compliance. Det forventes, at de er rollemodeller ift. etisk adfærd, uddanner og støtter medarbejdere i at overholde kodekset og underliggende politikker, udfører tilsyn for at afsløre overtrædelser, identificerer og begrænser compliance-risici og sidst men ikke mindst fremmer en kultur, hvor man kan tale åbent og i god tro uden frygt for repressalier.

5. Gældende lovgivning

Vores forpligtelse til at overholde dansk lovgivning og andre gældende love og regler vil altid have forrang for vores forretningsmål og -behov. Det er også vores politik at handle i overensstemmelse med relevante internationale konventioner og retningslinjer, der er fastsat af internationale organisationer, herunder af De Forenede Nationer (FN) og Organisationen for Økonomisk Samarbejde og Udvikling (OECD). Hvor der er forskelle mellem gældende love, regler og vores kodeks og underliggende politikker, skal den højeste adfærdsstandard altid have forrang. Derudover må medarbejdere ikke deltage i aktiviteter, selvom de er lovlige, der kan skade Kronjyllands EL-Service´s ry. Hvis du er i tvivl om, hvad der er acceptabelt, skal du søge råd.

6. Kerneprincipper i vores etiske adfærd

6.1 Vi overholder menneskerettighederne

Hos Kronjyllands EL-Service driver vi forretning i overensstemmelse med de grundlæggende menneskerettigheder, der er nedfældet i FN’s menneskerettighedserklæring. Virksomheden skal overholde Den Internationale Arbejdsorganisations (ILO) fire konventioner om retten til at organisere sig, forbud mod børnearbejde, forbud mod tvangsarbejde og forbud mod diskrimination. I InstallatørGruppen udfører vi regelmæssige due diligence-øvelser på os selv og vores forretningspartnere for at identificere risici og implementere passende foranstaltninger for at afbøde identificerede risici med henblik på at beskytte menneskerettighederne. Af gennemsigtighedshensyn offentliggør vi vores rapporter, som omfatter due diligence og foranstaltninger, der er identificeret og implementeret i overensstemmelse med gældende lovgivning.

6.2 Vi fremmer ligestilling og mangfoldighed

Kronjyllands EL-Service er en professionel, inspirerende og tryg arbejdsplads, der opererer i overensstemmelse med gældende love og krav. Kronjyllands EL-Service er en arbejdsplads, der er præget af gensidig respekt, støtte og lige muligheder for alle. Vi er upartiske over for alle individer uanset køn, nationalitet, religion, handicap, alder, seksuel orientering eller politisk overbevisning. Gennem et professionelt, positivt og inkluderende arbejdsmiljø opfordrer vi hinanden til at støtte og opnå faglig og personlig udvikling. Ingen form for chikane, diskrimination, forskelsbehandling eller anden adfærd, der kan fortolkes som truende eller nedværdigende, er tilladt.

6.3 Vi beskytter miljøet og prioriterer menneskers sundhed og sikkerhed

Vi tager ansvar for de miljøer, vi arbejder i. Vi har ikke kun en proaktiv tilgang til at reducere det miljømæssige fodaftryk forårsaget af vores egne aktiviteter; vi forventer også, at vores leverandører gør det samme. Vi sørger også for, at alle har en tryg arbejdsplads og ved, at alle har et ansvar for at sikre dette. En sund arbejdsstyrke bidrager til stærkere og sikrere resultater på arbejdspladsen. For at opnå langsigtet succes overholder vi industristandarder og må aldrig krydse grænserne for gældende sundheds-, sikkerheds- og miljøkrav (HSE) i lovgivningen. Sikkerheden på arbejdspladsen hos Kronjyllands EL-Service skal sikres gennem en grundig risikoanalyse, forebyggende foranstaltninger og detekterende kontroller. Vi bestræber os på at vise hensyn til alle personer, der er ansat af Kronjyllands EL-Service og vores forretningspartnere og proaktivt implementere foranstaltninger for at sikre et sundt og inkluderende arbejdsmiljø præget af lighed og mangfoldighed. Vi støtter op om kreativitet, innovation og iværksætterånd.

6.4 Vi omgås kun parter, der opretholder vores værdier og standarder

Vi er forpligtet til kun at samarbejde med kunder, leverandører, agenter, fusions- og opkøbsmål og andre tredjeparter (samlet omtalt som “tredjeparter”), som har standarder for etik, integritet og ansvarlig forretningsadfærd, der er i overensstemmelse med vores egne. For at opnå dette anvender vi en risikobaseret tredjeparts risikostyringstilgang, som gør det muligt for os at identificere, håndtere, forebygge og begrænse negative konsekvenser, herunder overtrædelser af menneskerettigheder eller arbejdstagerrettigheder, overtrædelser af sanktions- og eksportkontrolreglerne, negativ miljøpåvirkning, korruption og bestikkelse. Vi registrerer, hvordan vi imødekommer denne forventning og gør det tilgængeligt på vores virksomheds hjemmeside. Vi stiller det også til rådighed, hvis det ønskes. For etiske standarder, der gælder for medlemmer af vores forsyningskæde, henvises til vores adfærdskodeks for leverandører.

6.5 Vi konkurrerer ærligt og retfærdigt

Vi indgår ikke aftaler med konkurrenter eller andre markedsaktører og udviser ikke adfærd, der underminerer fair konkurrence. Ved mangel på en specifik tilladelse eller legitim forretningsmæssig grund må Kronjyllands EL-Service-personalet ikke drøfte oplysninger såsom priser, omkostninger, udbud, strategi, kunder, leverandører, forretningsbetingelser eller markedsandele med konkurrenter, da sådanne oplysninger er strengt fortrolige, og enhver diskussion eller aftale kan føre til reel, eller tilsyneladende, hemmelig og konkurrenceforvridende adfærd. En sådan adfærd underminerer tilliden fra samfundet, vores kunder, leverandører og andre tredjeparter.

6.6 Vi overholder gældende sanktionsregler

Vi overholder alle gældende sanktioner og eksportregler og arbejder ikke med eller har forbindelser med jurisdiktioner, der er underlagt landsdækkende sanktionsprogrammer, eller med sortlistede organisationer eller enkeltpersoner. Vi sikrer også løbende overvågning af alle vores partnere og tredjeparter på internationale sanktionslister og i forhold til gældende regler.

6.7 Vi er fuldstændig imod alle former for korruption og svigagtig adfærd

Vi er forpligtet til altid at drive forretning på en åben og gennemsigtig måde på alle lokationer. Korruption og svigagtig adfærd tolereres ikke. Vi må ikke planlægge eller facilitere nogen form for korrupt eller svigagtig aktivitet, selv i tilfælde hvor vi ikke drager direkte fordel. Al Kronjyllands EL-Service-personale, som omfatter enhver part, der repræsenterer Kronjyllands EL-Service, har forbud mod direkte eller indirekte at tilbyde eller acceptere nogen form for upassende fordel i forbindelse med en stilling, et kontor eller en opgave. Som hovedregel bør der udvises forsigtighed og god dømmekraft, når der udveksles gaver, gæstfrihed og underholdning med tredjeparter.

6.8 Vi undgår situationer, hvor vores loyalitetspligt over for Kronjyllands EL-Service kan kompromitteres

Medarbejderopgaver i andre virksomheder og organisationer er velset af Kronjyllands EL-Service, så længe disse eksterne opgaver ikke er i konkurrence eller direkte konflikt med Kronjyllands EL-Service interesser og er aftalt med Kronjyllands EL-Service. Alle medarbejdere hos Kronjyllands EL-Service har loyalitetspligt over for virksomheden og skal handle upartisk i Kronjyllands EL-Service bedste interesse. Kronjyllands EL-Service aktiver og ressourcer kan ikke bruges til personlig vinding, og alle forretningsbeslutninger skal være baseret på, hvad der er bedst for virksomheden og ikke for en enkeltperson eller part. Kronjyllands EL-Service medarbejdere skal afholde sig fra reelle eller tilsyneladende interessekonflikter og skal sikre, at personlige forhold og private forretningsinteresser ikke negativt påvirker deres evne til at handle som Kronjyllands EL-Service-medarbejder på en fri, uafhængig og kompetent måde. For eksempel må medarbejdere ikke acceptere aktiebesiddelser, stillinger eller andre personlige fordele såsom lån eller garantier, der tilbydes af Kronjyllands EL-Service eksisterende leverandører og kunder. I tilfælde af usikkerhed, eller hvor upartiskheden kan bringes i fare, skal man rådføre sig med sin nærmeste leder og sine overordnede. Kronjyllands EL-Service-medarbejdere skal indberette eksterne aktiviteter, hvor der modtages en eller anden form for aflønning, til deres nærmeste ledere. For medlemmer af lokal- eller koncernledelsen skal sådanne stillinger godkendes af den administrerende direktør.

6.9 Vi varetager ikke indtægter fra strafbare forhold

Vi deltager ikke i nogen form for hvidvask og sikrer, at finansielle transaktioner, som Kronjyllands EL-Service er en del af, ikke bruges til hvidvask. Vi accepterer ikke nogen form for hvidvask eller finansiering af terrorisme og overholder alle gældende love, der forbyder dette. Vi vil kun arbejde med hæderlige kunder, leverandører og andre tredjeparter, der er involveret i legitime forretningsaktiviteter med midler fra legitime kilder. Dermed tager vi alle forholdsregler for at kende identiteten på vores tredjeparter og er på vagt ift. uacceptable betalinger eller betalingsanmodninger.

6.10 Vi værner om informationssikkerhed, fortrolighed og personoplysninger

Vi behandler alle oplysninger vedrørende Kronjyllands EL-Service forretningsaktiviteter som hemmelige og fortrolige. På samme måde beskytter vi også alle fortrolige optegnelser vedrørende vores kunder, leverandører og andre tredjeparter. Vi behandler og anvender oplysninger, IT-systemer og internettjenester på en ansvarlig og professionel måde. Vi er også forpligtet til at respektere privatlivets fred og håndtere personoplysninger ansvarligt og i overensstemmelse med gældende love om persondatabeskyttelse. Personoplysninger vil kun blive indsamlet, behandlet og brugt af legitime, forretningsmæssige årsager. Al uautoriseret adgang er strengt forbudt, og eventuelle overtrædelser udbedres med det samme.

6.11 Vi handler ikke med finansielle instrumenter baseret på insiderviden

Visse hemmelige eller fortrolige oplysninger kan også udgøre insiderviden. Hvis insiderviden offentliggøres, vil det sandsynligvis have en mærkbar påvirkning på kursen på børsnoterede finansielle instrumenter eller værdipapirer. Vi overholder gældende love og regler vedrørende værdipapirhandel og bør under ingen omstændigheder købe eller sælge finansielle værdipapirer baseret på insiderviden, råde andre til at gøre det samme eller kommunikere insiderviden videre til uautoriserede parter.

6.12 Vi giver korrekte oplysninger

Kronjyllands EL-Service kræver, at alle medarbejdere er sandfærdige i deres omgang med hinanden, vores kunder og andre samarbejdspartnere. Alle forretningsoplysninger vil blive kommunikeret nøjagtigt og fuldt ud, både internt og eksternt. Alle regnskabsoplysninger skal registreres korrekt og gengives i overensstemmelse med love og regler, herunder relevante regnskabsstandarder. Enhver forsætlig handling, der resulterer i væsentlige fejl i årsregnskaber, vil blive behandlet som svig.

6.13 Løbende forbedringer

Kronjyllands EL-Service fokuserer løbende på forbedringer. Vores kodeks er underlagt en årlig gennemgang for at sikre, at de seneste best practices og krav afspejles og håndteres korrekt.

6.14 Politiske bidrag og aktiviteter

Kronjyllands EL-Service sponsorer ikke politiske partier eller politikere. Kronjyllands EL-Service kan deltage i den offentlige debat, når det er i koncernens interesse. Alle dem, der arbejder for, handler på vegne af eller repræsenterer Kronjyllands EL-Service, kan frit deltage i demokratiske og politiske aktiviteter, men dette skal være uden reference til eller i forbindelse med deres forhold til InstallatørGruppen.

6.15 Nøjagtighed af optegnelser

Vi er forpligtet til at sikre gennemsigtighed, verificerbarhed og nøjagtighed i alle vores aktiviteter, samtidig med at vi overholder vores fortrolighedsforpligtelser. Kronjyllands EL-Service leverer fuldstændige, rettidige og nøjagtige oplysninger og forretningsdata til offentligheden, vores aktionærer og forretningspartnere. Kronjyllands EL-Service udarbejder fuldstændig, retfærdig, rettidig, nøjagtig og forståelig rapportering af virksomhedens økonomiske resultater og forhold.

6.16 Implementering

Kronjyllands EL-Service vil udarbejde en plan for implementering af de punkter, der omfattes af dette adfærdskodeks og dets adfærdskodeks for leverandører, som omfatter passende uddannelse af alle de personer, der er omfattet og bundet af de respektive kodekser, for at sikre behørig forståelse af forpligtelserne heri af de personer, der skal overholde dem.

7. Rapportering og indberetning af mistanker

7.1 Rapportering

Kronjyllands EL-Service-personale, der opdager en mulig overtrædelse af kodekset, andre underliggende politikker og/eller gældende love og regler, skal rapportere dette med det samme i overensstemmelse med vores whistleblowerpolitik. Spørgsmål eller mistanke vedrørende etisk og compliant adfærd skal indberettes til nærmeste leder, hvis dette er hensigtsmæssigt. I tilfælde, hvor ens nærmeste leder er involveret i den mulige overtrædelse, eller hvor en sådan indberetning ikke anses for hensigtsmæssig, skal man dog advare andre medlemmer af ledelsen, herunder den administrerende direktør, bestyrelsesformanden eller bestyrelsen, hvis det anses for at være nødvendigt. Mistanke kan også indberettes anonymt via det elektroniske indberetningssystem, som beskrevet i whistleblowerpolitikken. Manglende rapportering eller indberetning af en mistanke betragtes som en overtrædelse af kodekset.

7.2 Håndtering af indberetninger

Alle indberetninger vil blive behandlet som fortrolig information. Hvis indberetteren vælger at være anonym, vil Kronjyllands EL-Service beskytte indberetterens identitet. Kronjyllands EL-Service vil ikke anvende repressalier eller anden negativ behandling mod nogen, der i god tro, indberetter mistanker eller bekymringer, herunder nogle som hjælper med at løse et reelt forretningsintegritetsproblem.

7.3 Konsekvenser ved overtrædelser

Personer, der ikke overholder kodekset, herunder dem, der undlader at rapportere overtrædelser af kodekset, kan udsættes for disciplinære foranstaltninger inklusive ophør af ansættelsesforhold.